（右から、森トラスト株式会社総務人事部総務人事グループ 大森さん、石原さん
※森トラスト株式会社にて撮影）
抱えていた課題は？
○ コロナ対策を加味したオフィスレイアウト作成が必要になった
○ オフィスレイアウトの作成を感覚に頼って行っていた
○ 出社順で席が決まっており、業務にあった最適な席に座れないことがあった
導入の理由は？
○ ハイブリッドワークの良さを最大限にするオフィスを実現するため
○ データに基づき、その時の自社の働き方に最適なオフィスレイアウトを実現するため
○ 席の使用状況を可視化して経営資源であるオフィスを有効活用するため
コロナ禍で働き方とオフィス概念が大きく変化
―――現在、森トラスト株式会社で導入しているWORK AGILEの対象人数を教えてください。
石原さん：
対象人数は虎ノ門2丁目タワー、仙台トラストタワー、新大阪トラストタワーで勤務している約430人となります。
（※取材当時の情報です。）
―――コロナを経て、働き方やオフィスの使い方について変化がありましたか？
石原さん：
コロナ対応で座席間隔を空けるという意識が生まれたこと、出社率という概念ができたことで、それを加味したレイアウト調整が必要になりました。元々コロナ前からハイブリッドワークの導入に向けて進んでいたところが、コロナ禍を経て一気に加速したということもあるかなと思います。
―――コロナ禍以前は、皆さん毎日出社していたということでしょうか？
石原さん：
基本的に全員出社で、一部の子育て世代の社員などが、働き方改革の取り組みの一環として、テレワークをトライアルでやっていました。
育児とか時短とか色んな働き方の人たちがいる中で、それに対応すべく一部の人間でテレワークを始めた時期がコロナ前で、コロナ禍でそれを全面的にやれるようになりました。働きやすさの観点からハイブリッドワーク導入を進めようとしていたなかで、コロナが始まって一気にそうせざるを得なくなったということですね。
大森さん：
コロナ対策というところで言うと、前は部署ごとにギュッと大人数で固まって仕事をするみたいなことがあったのですが、「ソーシャルディスタンス」と言われるようになり、レイアウトを見直し、距離を適切に取れるようなオフィス運用に切り替えたりしました。
感覚ではない、データに基づいた社内変革を目指しWORK AGILEを導入
―――WORK AGILE導入前には、どういった悩みをお持ちだったのでしょうか。
石原さん：
以前までは、実際にレイアウト変更するにあたって各部署の声を取り入れながら、どのように変えればいいのかというところを肌感覚でやっていました。それをデータに基づいて何があるべき姿なのか、実態に即した変革を進めることができればいいなと。
特に弊社はオフィスビルを運営する会社ですので、オフィスの利用状況のデータを経営資源としてしっかり持っておきたいというニーズがありました。
―――オフィスのレイアウト変更は結構な頻度でありましたか？
石原さん：
組織変更の都度、レイアウト変更が生じていました。部の人数が変わるだけで、机を足したり、袖机を出したりみたいなことをしていて、それに限界を感じて、部署人数の8掛け程度の席数というような決め方に変えました。その前は人が1人増えたら机を1つ出してとかやっていましたね。
前は組織変更の際には都度、専門家にオフィスレイアウト図面の引き直しをお願いしていたのですが、WORK AGILE導入後は、専門家に頼まずとも自前でできるようになったので、とても便利になりました。
森トラスト株式会社オフィス（本社移転後） 執務エリアの様子
初期設定時に感じた導入ハードルの低さと直感的な操作感
―――WORK AGILE導入時の初期設定の流れと作業内容を教えてください。
石原さん：
最初に会社内のレイアウト、部署の場所と席の画像ファイルをアップロードして、それから本社や支店の事業所の登録をして、あとは部署の登録ですね。部署ごとの席登録に合わせて実際に座る人を登録できるように初期設定をしたという程度です。
そこまで作業としては多くなかったですし、数時間で初期設定は全て完了しました。
―――初期設定時の操作性や設定の分かりやすさについて、どのような感想を持たれていますか？
石原さん：
良かった点として、導入のハードルが非常に低かったところです。印象的だったのが、専門の図面ソフトみたいなものを使ってアップロードするような必要性が一切なかったところです。
どこにどのような部署があってというのがもう単なる画像でよくて、それに合わせてこの席の場所がここだというのを登録していくような形だったので、直感的な操作ですぐに登録できました。
導入後の社内の反応
―――実際にWORK AGILEを導入してみて、社内への浸透はスムーズに進みましたか？周知の際の工夫などもあれば教えてください。
石原さん：
社内への浸透は比較的スムーズに進んでいたのかなと思います。
例えば、これまでであれば、朝早い人が好きな席を優先的に取ってしまっていたので、どうしても働くシーンに応じて本当だったらその席に座るべき人が座れないといったことが発生していました。そんな中、WORK AGILEの導入によって、席を予約しておくという概念が生まれたというのは、大きな変化でした。
社員への周知は対象者に向けてWEB説明会を実施しました。座席に貼ったQRコードを読み取れば、席が使えるようになるというシンプルさも大事だったのかなと思います。社員が利用するハードルが低かったことも、スムーズな導入に貢献したのではないでしょうか？
総務として管理をする立場で言えば、マニュアルを読むだけでレイアウトの登録が簡単にできたというのも大きいです。
―――WORK AGILEを導入して、社内の方から何かご意見や、評判を聞かれますか？
石原さん：
時短勤務の人から、WORK AGILE導入前はいつも席を取られてしまっていたのが、事前に予約できるようになり、出社時間に関わらず自分が使いたい席に平等に座れるようになって嬉しいという声を聴きました。そういう意味では、フレックス勤務など様々な働き方に応じて差が出てきてしまう部分を解消したのは大きいかと思います。
―――年齢が高めの方も、普通に使われていますか？
石原さん：
もうみんな使っています。導入当初は一部戸惑いも見られましたが、QRコードを読み込むだけなので、ツール利用が苦手な人でも3週間も経てば慣れてくれましたね。
―――WORK AGILEを使ってみての印象や他社の総務部の人に伝えられる良いポイントなどがあれば教えて下さい。
石原さん：
WORK AGILEを使ってみると、社員がスムーズに利用することができて、慣れるとあるのが当たり前になってくるので、導入や浸透のハードルはあまり心配しなくてもいいと思っています。
社員一人ひとりが実際に触っていく中で、社員の居場所や席の空き状況が把握できたり、席が予約できたりすることを前提とした働き方にアジャストできるのかなと思います。
本社移転前のWORK AGILE導入について
―――森トラスト株式会社はこれから本社移転を予定していますが、本社移転後ではなく本社移転前のタイミングでWORK AGILEを導入したのは何か意図がありますか？
石原さん：
移転前後の運用データを取りたいという狙いがありました。移転前のここでしか取れないデータを取っておいて、新オフィスでのデータと比較検証ができるので。
他にも、本社を移転し、さらに座席管理システムまで同時に新規導入となると混乱が生じる可能性があるので、移転前からWORK AGILEをトライアルで導入し、移転後にスムーズに運用ができるようにしたいという理由もありました。オフィス移転直前のタイミングでも導入ができたのは、やはりWORK AGILEの設定が簡単にできたからですね。
森トラスト株式会社オフィス（本社移転後） 受付エリアの様子
社員の潜在的なニーズを知り、オフィス改革に活かせる
―――WORK AGILEを使って、このような使い方をしたいとか、このようなデータを取りたいといったことがあれば教えてください。
石原さん：
見える化したいのは、人気の席や、席ごとの利用率です。それによって、あるエリアは人気で席が足りないのに、別のエリアは実はあまり使われていないみたいなことが可視化され、より利用されるレイアウトに変更することで、オフィス空間を有効活用していきたいです。
オフィスは経営資源なので、データを根拠にどんどん最適化していきたいですね。
大森さん：
WORK AGILEを使って、エンゲージメントとかも測れそうですね。例えば、隣り合う席に2人座っていたら、これは絶対コミュニケーションを取っているだろうなどという、座席の特性と使用頻度から、社員同士がどれだけコミュニケーションを取れているかを分析するとか。
グループ席とかソファー席とか、こことここに人が座っていたら、明らかにコミュニケーションがあるよねという席について、そこでどれだけのコミュニケーションが生まれているのかというデータを、接点の回数を見ることで間接的に取得して、それが、社員のエンゲージメントに貢献したのかといったデータが見られると面白いですよね。
間接的な分析になると思いますけど、そういうのも重要ですよね。
石原さん：
エンゲージメントは数値化しづらいですが、何らかの方法で間接的にとるのはありですね。
最もコミュニケーションが生まれている場所がわかれば、そこをコミュニケーションの場所としてどのようなレイアウトにしていこうとかも工夫していけそうですよね。
大森さん：
他にもWORK AGILEを使うことで、「こういったところにニーズがあるんだ」、「こういった場所が人気があるんだ」といった、新たな発見にもなるのかなと思っています。
みんなにアンケートを取ると自身がわかっていることしか出てこないのですが、実際の使用状況をみると無意識のことや潜在的なニーズみたいなものまで取れるのではないかと。今後データを取っていくタイミングではそういったところを踏まえて、オフィスの運用に活かしていきたいです。
説得力のあるデータに基づきオフィス運用のPDCAサイクルを回すことが重要
―――今後の働き方やオフィスの活用に関して理想像があれば、教えてください。
石原さん：
本社移転の前後の効果検証をして、移転先でまたレイアウトの作り替えをする時に、その数字を使ってどうしたらよいのかを見ていくというのが1番大きいのかなと思います。
オフィスレイアウトを感覚で決めるのではなく、説得力のあるデータに基づきPDCAサイクルを回しながら柔軟に変更し、時代に合ったオフィスに変えていきたいです。
さっきのコロナの話じゃないですけど、オフィスに求められるものがその時々に応じて全然違っていて、これからもどんどん変わっていくという時に、やっぱりそのフェーズフェーズで正しいデータを取得・分析しながら、その都度変えていくというのが重要になると思います。
